Hanke ettevalmistamisel tuleb toetuda organisatsiooni hankealastele sihtidele ja eesmärkidele (sh keskkonnahoiu ja ringmajanduse põhimõtetele) (vt 1. samm) ning veenduda, kas soovitav toode või teenus kuulub prioriteetvaldkonda, mille puhul on kokku lepitud keskkonnahoidliku või ringhanke korraldamine (vt 3. samm). Kui eelnevalt on välja töötatud ka hangete keskkonnahoidlikud või ringsed kriteeriumid ja tingimused, siis saab need aluseks võtta hankedokumentide koostamisel.

Iga hanke või ostu ettevalmistamisel tuleks esimese asjana välja selgitada huvitatud osaliste (toote või teenuse tarbija) vajadused ja ootused. Oluline on veenduda, et ostetavat toodet on ikka vaja. Eesmärk ei peaks olema osta ostmise pärast. Keskkonnahoidlike, sh ring-hangete eesmärk ei ole ainult kokkulepitud kriteeriumide alusel tooteid ja teenuseid hankida, vaid ka mõjutada ja edendada keskkonnahoidlike ja ringsete toodete ja teenuste turgu. Seetõttu tuleks toodete ja teenuste hankimisel jätta võimalus liikuda keskkonnahoiu/ringsuse mõttes teise ja kolmanda taseme hangete suunas  (vt peatükk 2.2). Lisaks aitab kasutajate vajaduste ja ootustega arvestamine luua õigeid tingimusi, et veenda kasutajaid hangitud tooteid pikaajaliselt kasutama.

Seega tuleks vajaduse hindamisel selgitada välja, millist funktsiooni soovitakse tootega täita. Näiteks, kas kontoritoolide ülesande täitmiseks sobivad ainult uued toolid või sobivad ka sama funktsiooni pakkuvad kasutatud toolid? Kas kontori valgustamiseks on vaja osta konkreetseid valgusteid või piisab hoopis teenusest, mis tagab nõutud valgustuse kontoris? Kas on võimalik hangitavat toodet jagada/kasutada ka teiste organisatsiooni osakondadega?

Hangitava toote või teenuse funktsioonist lähtuv mõtlemine aitab leida rohkem võimalusi ringsete lahenduste kasutamiseks. Suurema ringsuse poole liikumisel võib oluliselt parema tulemuse anda toote ostmise asemel vajamineva funktsiooni hankimine teenusena (vt ka peatükk 2.2.1). Alati ei ole vaja osta tooteid enda omandisse.

Organisatsiooni vajaduste analüüsimisel võib hinnata ka hangitava toote või teenuse olelusringi mõju, et tuvastada toote või teenuse keskkonna- ja sotsiaal-majanduslikud riskid ning võimalused.

Eelarve kavandamine kuulub samuti hanke ettevalmistamise hulka. Peab arvestama, et võrreldes lineaarmajanduse toodete ja teenustega võib ringsete toodete ja teenuste hind olla kõrgem, kuid nende kogu olelusringi maksumus (nii kasutus- kui kasutuselt kõrvaldamise kulud jms) on sageli väiksem ning sotsiaal-majanduslik tulu suurem. Seetõttu on kasulik keskkonnahoidlikus ja ringhankes kulude arvestamisel kasutada olelusringi põhist lähenemist (vt ka 9. samm).