Turu-uuring ja turuosalistega konsulteerimine

Selleks, et saada kinnitust organisatsiooni hankeambitsioonidele ja turu suutlikkusele püstitatavaid nõudeid (sh kriteeriume ja tingimusi) täita, on oluline õppida turgu paremini tundma ning kaasata turul tegutsevad partnerid juba hanke ettevalmistamise võimalikult varases etapis. Uudsete või keerukate hanketingimuste puhul võib hankija kahelda võimalike pakkujate olemasolus või tarnijate/teenuseosutajate suutlikkuses ülesannet täita. Seega tuleks keskkonnahoidliku hanke ja ringhanke puhul vajadusel analüüsida olemasolevat ja prognoosida tulevast olukorda turul. Keskkonnahoidlikke kriteeriume ja tingimusi aitab välja töötada teadmine turul tegutsevatest tarnijatest, teenuseosutajatest ja teistest partneritest, saada olevatest toodetest ja hinnatasemetest.

Hankija võib peale turu-uuringu ka turuosalistega konsulteerida ehk pidada tehnilist dialoogi kogumaks teavet, mida saab kasutada hankelepingu eseme tehnilise kirjelduse koostamisel. Seda tingimusel, et selline teabe hankimine ei ole konkurentsi piirava mõjuga.

Turu-uuring ja turuosalistega konsulteerimine/dialoog peaksid olema tavalised sammud uudsete keskkonnahoidlike ja ringsete toodete/teenuste hankimisel. Et hoida võima-like pakkujate huvi ringhankes osalemise vastu, tuleb nendega konsulteerida avatult ja läbipaistvalt. Igasuguse hankemenetluse edukuse määrab lõppkokkuvõttes see, kuidas turg küsimise peale reageerib.

Turu-uuring aitab:

  • koguda teavet konkreetsete toodete/teenuste turu ja toimimise kohta, sh turul tegutsevate tarnijate, teenuseosutajate ja muude partnerite kohta;
  • saada teada, millised lahendused (tooted, teenused, ärimudelid ja süsteemid) on olemas;
  • eelseisvast hankest teavitamisega suurendada oma usaldusväärsust tarnijate silmis ning luua nendega konstruktiivseid suhteid;
  • turuosaliste kaasamisega luua võimalike toodete ja teenuste arendamise jaoks vajalikud turutingimused.

Turu-uuringus ja eriti turuosalistega konsulteerimisel saab hankija turuosalistele muuhulgas selgitada oma ambitsioone ja vajadusi ning ringsete toodete/teenuste määratlust. See tagab, et sõna „keskkonnahoidlik“ või „ringne“ ja hankega plaanitud eesmärke mõistetakse ühtemoodi.

Turuosaliste dialoogi kutses tuleb sõnastada selle eesmärgid. Turuosalistele esitatavate nõudmiste alusel peavad nad olema suutelised hindama oma võimalikku panust hankesse.

Konsulteerimise võimalikud eesmärgid on:

  • saada teavet turul olevate võimaluste ja lahenduste kohta;
  • hinnata kavandatud hanke teostatavust;
  • innustada turul tegutsejaid oma jõud ühendama turu suutlikkuse suurendamiseks;
  • aidata tarnijatel teha pädevaid pakkumusi.

Konsulteerimine peab tagama vastastikuse teabevahetuse. Hankija teavitab turul tegutsejaid oma ambitsioonidest – see huvitab ka neid. Kuna tuleks eeldada, et toote tarnijal või teenuseosutajal on toote/teenuste väljatöötamise oskusteave, peaks hankija kirjeldama oma ambitsioone, eesmärke ja lõpptarbijate vajadusi ning jätma küsimuse, millist toodet pakkuda või teenust osutada, tarnija/teenuseosutaja lahendada. Hankija võib küsida ettevõtjatelt infot selle kohta, milliseid keskkonnahoidlikke ja ringseid tooteid või teenuseid on turul ja mis neid stimuleeriks hankes osalema. Avatud hoiak võimaldab hankijal neist aruteludest võimalikult palju kasu saada. Hankija peab konsulteerima läbipaistvalt ja mittediskrimineerivalt. Saadud teadmiste põhjal saab kokku panna lõpliku hankekutse.

Olenevalt eesmärkidest võib konsulteerida mitmel viisil. Konsultatsiooni vormi valik peaks olema kooskõlas turuosaliste eeldatava panusega ja lepingu suurusega. Üldjoontes võib konsultatsioonid jagada kolmeks:

  • teabepäringu või eelpäringu esitamine – kirjeldatakse hankija vajadusi ja hanke eesmärke, nt kavatsust korraldada kõnealuste teenuste osutamiseks tulevikus hankemenetlus; palutakse pakkujatel anda teavet ja vastuseid küsimustele, mis hankija on päringus esitanud. Küsimused võivad käsitleda näiteks pakkuja oskusi ja teadmisi, vahendeid, tooteid ja teenuseid ning suutlikkust rahuldada hankija ja lõpptarbijate vajadusi, kvaliteedi tagamist ja hinnataset.
  • üks ühele arutelud – individuaalsed arutelud turul tegutsejatega;
  • rühmaarutelu – avatud kohtumine, kus turul osalejad saavad rääkida oma ootustest ja osaleda arutelus.

Konsultatsiooni vormi valik sõltub hankija eesmärkidest – kas soovitakse lihtsalt koguda teavet või innustada ka osalejaid oma jõud ühendama tugevama pakkumise tegemiseks. Oluline on selgelt eristada hankedokumente ja konsultatsiooni käigus kogutud andmeid, sh teabepäringut. Seetõttu peaks konsultatsioon ja teabepäring olema määratletud sellisena, et välistada selle hankedokumentidena tõlgendamise võimalus. Samuti peaks ettevõtjatele jätma võimaluse lahendusi välja pakkuda – nt päring ei pea käsitlema asjaolusid, mida käsitlevad hankedokumendid.

Teave, mida hankija võib konsultatsiooni, sh eelpäringuga küsida, on järgmine:

  • kas keskkonnahoidlikku või ringset toodet või teenust, millest hankija on huvitatud, turul pakutakse;
  • kui palju sellise teenuse osutajaid turul tegutseb;
  • kas on uusi, uuenduslikke või alternatiivseid lahendusi (sh võttes arvesse uudseid lähenemisi soovitud funktsiooni saavutamiseks);
  • kas kõnealuse teenuse osutamisel on olemas väljakujunenud turg ja kas hankemenetluse korraldamiseks on piisavalt pakkujaid;
  • milline on hinnatase;
  • turu suutlikkus hankija nõudeid ja vajadusi täita;
  • kõnealuse toote pakkumise või teenuse ostmisega seotud võimalikud ohud ja probleemid;
  • võimaliku tarnija/teenuseosutaja teadmised lepingupartnerina.

Konsultatsioonide tulemuste kohta tuleks koostada kokkuvõte ja teha see hankedokumentatsiooni lisana kõigile kättesaadavaks.

Kui tahetakse välja töötada täiesti uudset lahendust, mida turul pole veel olemas, siis võib mõelda sobivate pikaajaliste arenduspartnerite otsimisele, kellega hiljem liikuda edasi innovatsioonipartnerlusel põhinevasse hankemenetlusse (vt 8. samm).

Näide

Hankijate ja ettevõtjate vahelise suhtluse tugevdamiseks ning linna strateegiliste eesmärkide saavutamiseks on Kouvola linn oma hankeprogrammis seadnud eesmärgi suurendada turukonsultatsioonide arvu aastas. Kouvola linna hankejuhend soovitab hankijatel pidada turuga dialoogi ja annab nõu, kuidas turukonsultatsioone läbi viia. Turukonsultatsiooni vajalikkuse hindamine on kohustuslik kõigi linna hangete puhul, mis ületavad 300 000 euro piiri. Linna hankespetsialist pakub hankijatele tuge turudialoogide kavandamisel, pidamisel ja dokumenteerimisel.