Tehniline kirjeldus on hankija vajaduste ehk hankelepingu eseme detailne kirjeldus. Selles on määratletud, mida hankija soovib osta või tellida ja mida pakkuja peab pakkuma. Pärast vajaduste määratlemist, vajadusel ka väärtusahela ja turu uuringut ning turuosalistega konsulteerimist, saab lõplikult otsustada hanke eseme üle (st millist toodet või teenust hakatakse hankima) ning koostada hankelepingu eseme tehniline kirjeldus (nt too-te/teenuse tehnilised parameetrid või hoopis lahenduse funktsiooni ja omaduste kirjeldus).

Hanke edukus sõltub sellest, kui selgelt ja täpselt hankija on oma nõudmised tehnilisse kirjeldusse pannud. Tehniline kirjeldus võib olla lihtne või keerukas, sõltuvalt hankija vajadustest ja hankelepingu esemest, sh ringhanke tasemest (vt ka peatükk 2.2). Kui soovitakse hankida turul juba olemasolevaid (n-ö ringhanke esimese taseme) tooteid või teenuseid, mille jaoks on organisatsioonisiseselt koostatud kriteeriumid või juhised, siis saab tehnilise kirjelduse koostamisel nendele toetuda.

Samas, kui eesmärk on hankida konkreetse toote asemel hoopis soovitud funktsiooni (vt ka peatükk 2.2.1), siis tuleks toote tehniliste parameetrite asemel kirjeldada soovitud tulemust, kasutusomadusi või muid funktsiooni kirjeldavaid nõudeid (n-ö funktsionaalsed nõuded).

Vajaduse ja soovitud funktsiooni kirjeldus avab võimalusi uuenduslikele ja sageli suuremat ringsust sisaldavatele lahendustele. Näiteks, otsides asutusele keskkonnahoidlikku ja tervislikku kontorit, võib seda väljendada klassikaliste tehniliste tingimuste kaudu (nt kontor põrandapinnaga 2500 m², kus on tagatud tingimused X, Y ja Z), aga samas võib keskkonnahoiu seisukohast parema tulemuse anda hoopis kontori funktsionaalsete omaduste kirjeldus (nt ruumilahendus, kus on tagatud keskkonnahoidlik ja tervislik töökeskkond 500 töötaja jaoks).

Silmas tuleks pidada, et määratleda võib lõpliku tulemuse, kuid mitte selle saavutamise viisi. See jätab ruumi loomingulisusele ja uuenduslikele lahendustele. Soovitud funktsiooni täitmiseks saavad pakkujad lisada pakkumusse kõige uuemaid keskkonnahoiu lahendusi ja kasutada kliendi vajaduste rahuldamiseks loovust.

Tehniline kirjeldus võib sisaldada muuhulgas ka keskkonnahoiu või ringsuse kriteeriume ja nõudeid (vt 9. samm).